Hva er en forhåndskonferanse, og hvorfor bør du be om en?
Før man sender inn en byggesøknad, kan det være mye å vinne på å sette seg ned med kommunen først. En forhåndskonferanse er et verktøy som ofte er lite kjent blant private tiltakshavere, men som kan spare både tid, penger og frustrasjon senere i prosessen. Her forklarer vi hva en forhåndskonferanse er, når du bør be om en, og hva den faktisk kan avklare.
Hva er en forhåndskonferanse?
En forhåndskonferanse er et formalisert møte mellom deg som tiltakshaver – altså du som skal bygge – og saksbehandler i kommunen. Der søknaden må sendes inn av en ansvarlig søker, bør denne også delta i møtet. Hensikten er å gå gjennom byggeprosjektet du planlegger, for å avklare hvilke offentlige rammer og forutsetninger som gjelder for nettopp ditt tiltak.
Bestemmelsene om forhåndskonferanse finner du i plan- og bygningsloven § 21-1 og byggesaksforskriften (SAK10) § 6-1. Etter SAK10 § 6-1 skal forhåndskonferansen avklare tiltakets forutsetninger og rammene for den videre saksbehandlingen.
Hvem kan be om forhåndskonferanse, og for hvilke tiltak?
Forhåndskonferanse kan brukes for alle typer tiltak etter plan- og bygningsloven, uavhengig av størrelse og vanskelighetsgrad – også for tiltak som i utgangspunktet er unntatt søknadsplikt. Det er altså ikke noe krav om at prosjektet må være stort eller komplisert for at det skal være nyttig å be om et slikt møte.
Møtet skal gjennomføres før søknaden sendes inn, og for at du skal få best mulig utbytte av det, bør det legges tidlig i planleggings- og prosjekteringsfasen – før detaljene er låst.
Hva er formålet med møtet?
Forhåndskonferansen skal først og fremst være et avklaringsmøte mellom deg som tiltakshaver, eventuelt din ansvarlige søker, og kommunen. Målet er å etablere tidlig kontakt og få belyst aktuelle problemstillinger, krav og forutsetninger, slik at de offentlige rammebetingelsene for tiltaket – slik de følger av lov, forskrift, lokale vedtekter og arealplanbestemmelser – blir klarlagt før du går videre.
I praksis bidrar møtet til:
- At du får avklart om tiltaket i det hele tatt lar seg gjennomføre slik du har tenkt
- At eventuelle utfordringer med planbestemmelser, avstandskrav eller andre offentligrettslige forhold kommer opp tidlig
- At kommunen kan opplyse om hvilken dokumentasjon og hvilke vedlegg som må følge søknaden
- At du får et bedre grunnlag for å levere en komplett søknad, med reelle muligheter for å bli godkjent slik du har søkt om
Skulle det vise seg under møtet at tiltaket ikke lar seg gjennomføre som planlagt, er også det en nyttig og ressursbesparende tilbakemelding å få tidlig – fremfor å oppdage det etter at søknaden er sendt.
Hvem deltar, og hva skal du forberede?
Kommunen kan innkalle berørte fagmyndigheter og andre berørte parter til konferansen, eventuelt etter ønske fra deg som tiltakshaver. Kommunen og tiltakshaver – eller ansvarlig søker – skal på forhånd være gjensidig orientert om hvem som skal delta.
Du som tiltakshaver skal, så langt det er avklart, redegjøre for tiltakets innhold, omfang, plassering, fremdrift, aktuelle ansvarlige utøvere og forutsetninger for tiltaket. Jo bedre forberedt du møter opp med skisser, planer og konkrete spørsmål, desto mer får du ut av møtet.
Det skal skrives referat fra forhåndskonferansen, og dette referatet følger med som saksdokument i den videre saksbehandlingen – det er derfor ikke bare en uforpliktende prat, men et møte med reell betydning for hvordan søknaden din blir vurdert.
Koster det noe?
Praksis varierer noe fra kommune til kommune, og enkelte kommuner har innført eller vurderer gebyr for forhåndskonferanser. Sjekk gjerne med aktuell kommune, eller la oss avklare dette for deg som del av forberedelsen.
Kokkersvold AS bistår deg i forhåndskonferansen
Kokkersvold AS kan bli med deg i forhåndskonferanse med kommunen, forberede riktige underlag og spørsmål, og sørge for at du får mest mulig ut av møtet. Med lang erfaring fra byggesaksprosesser vet vi hvilke problemstillinger som bør avklares tidlig, slik at søknaden din blir komplett og godt forankret i gjeldende regelverk og planbestemmelser.
Ta gjerne kontakt med oss dersom du planlegger et byggeprosjekt og ønsker bistand til forhåndskonferanse eller den videre byggesøknaden.